金融業界では、取引先企業の支援として、新規顧客の獲得や新製品のPR、技術提携などのビジネスパートナーを探すことを目的とした商談会やビジネスマッチングイベント開催の動きが活発です。中でも、地域に根ざした銀行や信用金庫には、取引先企業を中心とした独自のネットワークがあるため、さまざまな企業と企業をつなぐ役割が期待されています。

しかしながら、商談会やビジネスマッチングイベントの運営には、参加企業の情報管理や資料の準備など、入念な準備を欠くことができません。そしてその準備には、膨大な時間と人手がかかっているのではないでしょうか。

今回は商談会におけるさまざまな課題に対して、システム化、すなわちマーケティングオートメーションによって改善を図ったある銀行様の施策をご紹介します。

商談会の準備

商談会の開催には半年近く前から準備が必要です。開催間近になると朝から晩まで作業に追われるなど慌しい状況が起こりうることもしばしばですから、煩雑になっている業務を簡便にして改善することは特に重要になってきます。

まず、前提として商談会やビジネスマッチングイベントの開催において考えられる課題を整理し明確にしておきましょう。

紙ベースのやりとり

ある銀行様では従来、参加企業からの申し込みが紙ベースで行われていました。しかし、企業による申込用紙の記入間違い、銀行内でデータ化する際の入力誤りなど人為的なミスが後を絶たず、結果、誤郵送リスクを抱え、郵便物を送る際には人の目によるダブルチェックが欠かせず、非常に多くの時間と手間が取られるといった状況が生まれていました。

企業ごとの進捗状況

商談会には多くの企業が参加するため、企業ごとに資料の提出期限や進捗状況の管理などをメール、Excelを使用した管理を行っていました。しかし、やりとりの経過が追いきれないケースや情報未反映・作業前の状態に戻ってしまう「資料の先祖返り」等々のミスにより、十分な管理をすることが難しい状況にありました。

システム選定における三つの方針

ここまでお話してきたような、紙ベースのやりとりによるミスやチェックの手間、企業ごとの進歩状況管理に関する課題改善を目指して、銀行様の商談会運営に弊社顧客管理システム「Synergy!」を実際に導入していただきました。情報管理をデジタル化することで申し込み情報を一元化し、運営スピードを上げることが狙いです。

また、システム導入にあたり次のような３つの方針を決めました。
・紙やメールでの申し込みをWebフォームに置き換え、申し込み情報の入力・管理を容易にする。
・各種データを集約し、年間を通してデータ参照が可能な環境を作成する。複数の商談会、また翌年以降にも利用できる環境を残す。
・カスタマイズは行わず、標準機能のみの状態で実装することにより、その都度修正が行える環境をつくる。

ここからは、弊社顧客管理システム「Synergy!」を活用すると何ができるのか、方針に沿った具体的な改善方法をご紹介します。

紙からWebへ

はじめに、紙の申込書をWebフォーム申し込みに変更しました。商談会参加企業様自身で申し込みWebフォームに情報を入力してもらい、データ化する形式にしたことで、銀行側の入力ミスによるダブルチェックや誤郵送から解放されました。そして、出展マニュアルなども合わせてWebサイトからダウンロードできるように構築したことで、資料郵送の負担を削減することも可能になりました。

また、従来使用電源やオプション機材、展示会希望エリアなどの要件をブース出展企業に確認する方法として、電話や郵便を利用していたため、人的コストがかかっているという課題もありましたが、これに関しても、使用電源と出展希望エリア申し込み用のWebフォームを用意し、そこへ飛ぶことができるURLが添付されたメールをブース出展企業に自動配信することで解決を図れます。

紙からWebフォームの申し込みに切り替えるだけで、いままで人的コストをかけて確認を行っていた作業を軽減することが可能となるのです。

ステータス管理

銀行様には、対応漏れを防ぐため「問い合わせ管理機能」を採用いただきました。

「問い合わせ管理機能」では顧客とのやりとりを複数人の担当者で共有しながら共通の画面で管理することができます。やりとりはメールアドレスによって紐づけられ、スレッド形式で保存されるため「誰が、いつ、どんな内容で」対応したのか一目でわかるようになるのです。

また、すべての問い合わせにステータス（対応状況）が表示され、対応途中で見失うこともなくなりました。システムで管理されていますから、資料の提出期限が近づいている企業に対し、期限前に依頼や催促のメールを自動配信するといった対応もしやすくなります。業務を効率化しながら顧客対応の質も上げられるのが「Synergy!」の良点です。

情報共有

Excelで管理していた申し込みデータをシステム化することによって、申し込み状況のリアルタイムでの共有はもちろん、参加企業の出展履歴を管理することも簡単にできるようになりました。現在、銀行様では過去の履歴を参照して、商談会後に各企業に合わせた最適な提案を行える体制が整いつつあります。

まとめ

今回、弊社顧客管理システム「Synergy!」を活用した、商談会やビジネスマッチング運営の業務改善事例についてご紹介しました。

今回お話した施策を実行することで、「正確な企業情報の把握と管理」「業務効率の改善」を図ることができ、想定上では、数百時間の作業時間を削減することが可能になります。これは、商談会やビジネスマッチングの運営を飛躍的に効率改善したい金融機関様にとって見逃せない話なのではないでしょうか。

また、商談会の運用フローを応用した、他業務の改善サービスにも期待をしていただいております。お問い合わせをいただければ金融機関のマーケティング支援に特化した弊社のチームが「Synergy!」の各機能を組み合わせることによって、各社様に適した支援をご提案します。商談会やビジネスマッチングのみならず、イベントの運営フローに課題を感じていらっしゃる方は、ぜひ一度ご相談ください。

※記載されている内容は掲載当時のものであり、一部現状とは内容が異なる場合があります。ご了承ください。